Intention
ZSA Recrutement Juridique (ZSA) s’assurera d’agir conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) chaque fois où notre organisme:
- Emploie des messages électroniques commerciaux (ou MEC);
- Produit ou installe des programmes informatiques;
- Prend part à la modification ou à la transmission de données.
Définitions
Message électronique commercial (MEC) : un message électronique dont il est raisonnable de conclure, vu son contenu, le contenu de tout site Web ou autre banque de données auquel il donne accès par hyperlien ou l’information qu’il donne sur la personne à contacter, qu’il a pour but, entre autres, d’encourager la participation à une activité commerciale et, notamment, tout message électronique qui, selon le cas :
- comporte une offre d’achat, de vente, de troc ou de location d’un produit, bien, service, terrain ou droit ou intérêt foncier;
- offre une possibilité d’affaires, d’investissement ou de jeu;
- annonce ou fait la promotion d’une chose ou possibilité mentionnée aux alinéas a) ou b);
- fait la promotion d’une personne, y compris l’image de celle-ci auprès du public, comme étant une personne qui accomplit – ou a l’intention d’accomplir – un des actes mentionnés aux alinéas a) à c).
Adresse électronique : désigne une adresse utilisée relativement à la transmission d’un message électronique à l’un des comptes suivants
- un compte courriel;
- un compte messagerie instantanée;
- un compte téléphone;
- tout autre compte similaire.
Activité commerciale : Désigne tout acte isolé ou activité régulière qui revêt un caractère commercial, que la personne qui l’accomplit le fasse ou non dans le but de réaliser un profit, à l’exception de tout acte ou activité accomplis à des fins d’observation de la loi, de sécurité publique, de protection du Canada, de conduite des affaires internationales ou de défense du Canada.
Consentement tacite : signifie que l’on peut raisonnablement conclure que la permission d’une personne à recevoir un MEC a été obtenue en se basant sur des relations préexistantes (relations d’affaires ou privée préexistantes). Consentement exprès : signifie qu’une personne vous a expressément donné sa permission de lui faire parvenir un MEC, que ce soit oralement ou par écrit. Relations d’affaires préexistantes : existe seulement si le destinataire du MEC a :
- acheté, loué ou échangé des produits, des biens, des services, des terrains auprès de l’expéditeur du message dans les deux ans précédant l’envoi du message;
- Accepted a business, investment or gaming opportunity from the sender within two years before a message is sent;
- accepté une possibilité d’affaires, d’investissement ou de jeu de la part de l’expéditeur dans les deux ans précédant l’envoi du message;
- a passé, avec l’expéditeur, pour une raison autre que celles énumérées dans les points 1 et 2, un contrat qui est toujours en vigueur ou qui est venu à échéance dans les deux ans précédant l’envoi du message;
- a posé une question ou a déposé une demande pour des produits, biens, services, etc. au cours des six mois précédant l’envoi du message.
Relations privées préexistantes : existe seulement si le destinataire :
- a fait un don, un cadeau ou du bénévolat pour l’organisme de bienfaisance enregistré ou le parti politique qui envoie le message;
- est membre du club, de l’association ou de l’organisme bénévole qui envoie le message et est exploité pour le bien-être social.
Directives
ZSA comprend que l’objectif de la loi anti-pourriel du Canada vise à enrayer les formes dommageables et trompeuses de pourriels. Afin d’atteindre les objectifs de la Loi canadienne anti-pourriel, ZSA agira conformément à la loi. ZSA réalise que la formation et la sensibilisation sont essentielles pour assurer que les bonnes mesures sont prises afin de combattre les pourriels et s’assurera que les parties nécessaires à l’intérieur de l’organisme prennent connaissance de la LCAP et des divers règlements et règles que décrit la loi.
Messages électroniques commerciaux (MEC)
Les messages électroniques commerciaux (incluant le marketing par courriel) seront basés sur une approche de consentement préalable du client. ZSA obtiendra le consentement d’envoyer des messages électroniques commerciaux avant de les envoyer, sauf dans le cas d’une relation d’affaires préexistante avec le client, auquel cas, le consentement est tacite. ZSA s’assurera que les pratiques suivantes sont respectées en utilisant la messagerie électronique aux fins de marketing :
- Déterminer de façon générale comment la LCAP s’applique aux activités de l’entreprise, à la publicité, aux TI et aux activités de marketing en particulier.
- Former les membres de l’organisme pertinents au sujet de la LCAP et mettre en œuvre des politiques de conformité.
- Créer une liste exhaustive des catégories de MEC expédiés par l’organisme.
- Dresser l’inventaire exhaustif de toutes les listes de contacts afin de déterminer si le consentement est exprès, tacite ou si une exception à la LCAP s’applique. Cette liste doit être mise à jour tous les six mois, au moins.
- Créer un système adéquat qui enregistre chaque instance de consentement exprès obtenu. Si le consentement est donné par écrit, ZSA notera la date, la raison et la manière par laquelle il a été obtenu. Si le consentement est donné oralement, ZSA conservera un enregistrement audio complet qui n’a pas été modifié, ou déterminera un moyen de le vérifier auprès d’un tiers indépendant.
- Établir une procédure visant à conserver une liste des destinataires qui ont donné leur consentement tacite. Puisque le consentement tacite prend fin à la date anniversaire des deux ans après une transaction, ZSA mettra à niveau le consentement tacite à consentement exprès avant cette date anniversaire de deux ans, puisque le consentement exprès ne possède pas de date d’échéance, à moins que le destinataire ne se désabonne.
- Créer des mécanismes de désabonnement conformes pour répondre aux demandes.
- Créer des gabarits normalisés que les MEC doivent utiliser. Chaque gabarit doit inclure le nom de la personne et ses coordonnées, de même que le mécanisme de désabonnement conforme.
- Faire preuve de diligence raisonnable en établissant constamment des procédures visant à surveiller la conformité de l’organisme et ses interventions en cas d’infractions.
Installation de programmes informatiques
ZSA se conformera à l’article 8 de la LCAP, qui se concentre spécifiquement sur l’installation de programmes informatiques sur l’ordinateur d’une autre personne dans le cadre d’une activité commerciale, et est entré en vigueur le 15 janvier 2015. Afin d’installer ou de diriger l’installation d’un programme informatique, ZSA recevra le consentement exprès avant l’installation, respectant toutes les lignes directrices qui s’appliquent.
Modification des données transmises
ZSA ne participera pas à la modification non autorisée des données transmises. Sauf si le consentement exprès a été obtenu, aucune mesure technique ne sera utilisée afin de rediriger ou d’expédier un message à une destination autre que, ou additionnelle, à celle spécifiée par l’expéditeur.